Uno de los grandes problemas que se presentan dentro de una empresa es la mala gestión de proyectos. En líneas generales se puede decir que esto es producto de no contar con un plan, sin embargo, sabemos que hoy en día son muchísimos los factores que influyen en que un proyecto se pueda llevar a cabo de manera eficiente.
Los factores que inciden en que un proyecto sea ejecutado con éxito o fracaso pueden ser internos o externos. Los internos son todos los que están relacionados con la empresa (personal o recursos financieros, etc.), mientras que los externos son todos los que se encuentran fuera de la misma (gobierno, ambiente, sociales, etc.).
Consejos para llevar a cabo una buena gestión de proyectos dentro de una organización
Como es sabido, la gestión de proyectos dentro de una organización no es una tarea para nada sencilla, ya sea por el tiempo, los recursos o las exigencias que dicho proyecto demanda.
Sin embargo, la perfecta mezcla entre la planificación y el control interno pueden marcar la diferencia en la obtención de los resultados. Para obtener buenos resultados es importante seguir los siguientes consejos:
- Planificar adecuadamente: el éxito de un proyecto radica en gran parte en la planificación del mismo. Plantear objetivos y tiempos de ejecución es muy importante para que todo salga bien. En este punto se debe contar con personas calificadas, de igual manera debe existir una hoja de ruta para llevar un seguimiento.
- Realizar seguimiento continuamente: una vez se tenga un plan, es importante que se deba hacer un seguimiento continuo y muchas veces se deben tomar importantes decisiones en el camino. Aquí se pueden identificar posibles problemas antes de que estos puedan suceder y de esta manera se puede crear un plan b salir airosos. En otras palabras se debe seguir la ruta planificada, pero se debe modificar siempre que sea necesario.
- Usar herramientas: el uso de la tecnología puede facilitar de gran manera la ejecución de los proyectos dentro de una organización. La implementación de un software que permita llevar un control de las horas dedicadas, control de los gastos realizados, control de las tareas diarias, evaluación de proyecto. Aquí radica la importancia de contar con un equipo de trabajo calificado.
- Gestión del tiempo: si estas a la cabeza del proyecto es importante que puedas gestionar tanto tu tiempo como el de tu equipo de trabajo, de esta manera se puede garantizar que el trabajo se termine dentro de los tiempos estipulados.
- Análisis de resultados: una vez haya finalizado el proyecto, no podemos decir que la tarea ha concluido. Un buen líder realiza una reunión con su equipo de trabajo, de manera que se pueda evaluar el resultado final.